Beleid persoonsgegevens bij AV Pijnenburg
Atletiek Vereniging Pijnenburg Soest (AV Pijnenburg, de vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. De bescherming van en omgang met persoonsgegevens binnen AV Pijnenburg ligt vast in dit beleidsdocument. Het is in overeenstemming met eisen in de Wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). AV Pijnenburg wil de privacy van haar leden en vrijwilligers waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

  • Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
  • De vereniging niet meer persoonsgegevens verzamelt dan nodig;
  • De uitdrukkelijke toestemming van de leden voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (overeenkomstig dit beleid) wordt gevraagd bij het aangaan van het lidmaatschap van de vereniging;
  • De vereniging passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens zo goed mogelijk gewaarborgd is;
  • De vereniging geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit valt binnen de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

AV Pijnenburg is verantwoordelijk voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit beleid vragen heeft hierover of contact met ons wenst, dan dit via het mailadres: ledenadministratie@avpijnenburg.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door AV Pijnenburg verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Deelname aan verenigingsactiviteiten en uitvoering van door AV Pijnenburg vastgesteld beleid;
  • Het versturen van nieuwsbrieven, clubblad en uitnodigingen en het actueel houden van de clubwebsite;
  • Bijhouden en plannen van vrijwilligerstaken, vrijwilligersopleidingen/kwalificaties en loopgroepen;
  • Bepalen van en incasseren van verschuldigde contributie;
  • Registratie van het verplichte lidmaatschap aan de Atletiekunie;
  • Voor promotionele doeleinden van de vereniging (waaronder uitslagen en wedstrijdverslagen in de meest brede zin).
  • Bijhouden van de verenigingshistorie (o.a. oud-lidmaatschappen)

Gegevens worden binnen de vereniging alleen uitgewisseld voor zover daar een functionele of sociale noodzaak toe is. Voor de bovenstaande doelstellingen zullen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en kunnen gebruiken:

  • Naam en adres
  • Geboortedatum en geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Rekeningnummer bank
  • Beroep/vrijwilligersvoorkeuren

Daarnaast kunnen extra gegevens worden geregistreerd als dat voor de vereniging functioneel is. Denk aan VOG’s, relevante diploma’s, en individuele of clubrecords, maar ook gewone sportprestaties van leden binnen de vereniging.

Verstrekking aan derden
De vereniging kan persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo zijn alle leden door ons met de noodzakelijke gegevens aangemeld bij de Atletiekunie. Wij maken gebruik van een derde partij voor:

  • Het faciliteren van de site van AV Pijnenburg;
  • Registreren en publiceren van inschrijvingen en wedstrijduitslagen van AV Pijnenburg.

Wij geven geen persoonsgegevens af aan andere partijen waarmee geen bewerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen als daarvoor middels het lidmaatschapsformulier schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hier beschreven doelen, dan wel op grond van wet of regelgeving is vereist.

Beveiliging
AV Pijnenburg spant zich in om met passende technische en organisatorische maatregelen uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens AV Pijnenburg toegang tot uw gegevens hebben, mogen die alleen verwerken binnen de vastgestelde doelen van de vereniging en zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan;
  • Als daar aanleiding voor is depersonaliseert de vereniging gegevens en gebruikt zij encryptie;
  • De vereniging maakt en bewaart back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • AV Pijnenburg test en evalueert regelmatig haar beveiligingsmaatregelen, en stelt deze bij;
  • De vrijwilligers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van debescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
Ieder lid heeft recht op inzage en rectificatie van zijn persoonsgegeven en op verwijdering van onterecht/onnodig geregistreerde persoonsgegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door AV Pijnenburg of door één van onze verwerkers indien deze verwerking in strijd is met het hier vastgelegde beleid van AV Pijnenburg inzake het verwerken van persoonsgegevens.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het wettelijk recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen ‘beleid persoonsgegevens bij AV Pijnenburg’
Het bestuur van AV Pijnenburg kan dit beleidsdocument aanpassen aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast kunnen alleen door een besluit van de ALV de doelen waarvoor AV Pijnenburg de persoonsgegevens verwerkt worden gewijzigd.

Dit beleidsdocument ‘’beleid persoonsgegevens bij AV Pijnenburg 1.0’ is vast te stellen in de ALV van AV Pijnenburg op 3 april 2018